Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych jest [pełna nazwa i adres podmiotu prowadzącego Remembly, NIP/KRS]. Kontakt w sprawach danych osobowych: [adres e-mail do spraw prywatności].

2. Jakie dane przetwarzamy

Przetwarzamy wyłącznie dane potrzebne do działania usługi:

Grupy roku widzą się nawzajem: każdy członek grupy widzi nazwę grupy, listę członków (imię lub nazwę, inicjały, wybrany awatar, rola), wydarzenia dodane w grupie wraz z imieniem autora oraz liczbę głosów za i przeciw. Kod zaproszenia widzą tylko prowadzący grupy. Osoby spoza grupy nie widzą niczego. Nazwy grup i tytuły wydarzeń wpisują użytkownicy.

• Konto: adres e-mail; wybrany awatar (jeden z gotowych obrazków maskotki, nie przesyłasz ani nie przechowujemy żadnych zdjęć); przy logowaniu przez Google także imię i zdjęcie profilowe, jeśli Google je udostępnia; język interfejsu, wybrany plan, data i wersja zgody na nagrywanie.
• Logowanie i bezpieczeństwo: sesje (identyfikator, data wygaśnięcia, adres IP i przeglądarka, z której się zalogowano), jednorazowe kody logowania (ważne 5 minut), liczniki ograniczeń liczby żądań, w których kluczem jest m.in. adres IP.
• Treści, które tworzysz: kursy (nazwa, prowadzący, opis, słownik pojęć), transkrypcje wykładów (tylko zatwierdzone fragmenty tekstu, bez dźwięku), podsumowania, notatki, fiszki oraz terminy (zaliczenia, kolokwia, oddania prac) wykryte w wykładzie lub dodane ręcznie.
• Kalendarz terminów (opcjonalny): jeśli zapiszesz się na prywatny adres kalendarza, każdy, kto zna ten adres, może odczytać tytuły, kursy i cytaty Twoich otwartych terminów; adres możesz w Ustawieniach w każdej chwili zastąpić nowym, a stary przestaje działać. Aplikacja kalendarza (np. Google lub Apple) pobiera te dane na Twoje polecenie i przetwarza je na własnych zasadach.
• Materiały do nauki (Exam Predictor): plik (PDF, Word, Excel, tekstowy) czytany jest w Twojej przeglądarce, a do nas trafia i jest zapisywany wyłącznie jego tekst, we fragmentach powiązanych z wykładem utworzonym z tego materiału, razem z nazwą pliku i tytułem. Samego pliku nie wysyłamy ani nie przechowujemy.
• Nauka i postępy: quizy i testy wygenerowane z Twoich wykładów oraz ich wyniki (data, liczba punktów, pytania, w których pomyłka), postęp w fiszkach (pudełko, termin powtórki, liczba powtórek i poprawnych odpowiedzi), dziennik aktywności nauki (dzień, rodzaj aktywności i liczba), z którego liczymy serię dni i dzienny cel.
• Monety i sklep: saldo i historia monet (za co i kiedy), posiadane przedmioty ze sklepu, oraz liczba zamrożeń serii. Nie ma tu płatności prawdziwymi pieniędzmi.
• Grupy roku: nazwa grupy, kod zaproszenia, Twoja rola (prowadzący grupę lub członek) i data dołączenia, wydarzenia, które dodasz do kalendarza grupy (tytuł, rodzaj, data, notatka, kurs), oraz Twoje głosy (potwierdzam lub kwestionuję) przy wydarzeniach innych osób.
• Znajomi: Twój osobisty kod do dodawania znajomych (widzisz go tylko Ty i możesz go w każdej chwili wymienić), zaproszenia wysłane i otrzymane (z datą i statusem), lista znajomych z datą dodania, osoby, które zablokowałeś, wysłane i otrzymane dopingi oraz ustawienie, czy pokazywać znajomym Twoją serię. Znajomy widzi Twoje dane dopiero po zaakceptowaniu przez Ciebie zaproszenia i tylko takie: imię lub nazwę, inicjały, awatar oraz, jeśli tego nie wyłączysz w zakładce Znajomi, aktualną serię dni i informację, czy dziś się uczyłeś. Nie widzi Twoich wykładów, notatek, fiszek, wyników, monet, planu, adresu e-mail ani liczby wykonanych zadań. Nikogo nie można znaleźć po imieniu ani adresie e-mail.
• Powiadomienia w aplikacji: komunikaty zapisane przy Twoim koncie (np. o terminie lub o wydarzeniu w grupie).
• Zużycie: liczba sekund nagrywania w miesiącu, potrzebna do limitu planu.
• Dane techniczne: logi serwera Cloudflare (adres IP, czas, ścieżka, kod odpowiedzi) w celu bezpieczeństwa i diagnostyki.

3. Dźwięk i nagrania

Remembly nie zapisuje nagrań audio. Dźwięk z mikrofonu jest w Twojej przeglądarce dzielony na fragmenty po kilkanaście sekund (bez ciszy) i wysyłany przez nasz serwer do zamiany na tekst (Cloudflare Workers AI, model Whisper). Fragment jest przetwarzany w pamięci i nie jest zapisywany ani u nas, ani, według naszej wiedzy, u dostawcy. Zapisujemy wyłącznie zatwierdzony tekst.

Głos prowadzącego i innych osób obecnych na wykładzie trafia do transkrypcji, która jest przetwarzana na infrastrukturze Cloudflare (Workers AI, sieć globalna, także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym; do analizy tekstu także OpenAI, USA). Dlatego przed pierwszym nagraniem prosimy o potwierdzenie, że masz zgodę prowadzącego i że nagrywanie jest zgodne z zasadami uczelni. Zapisujemy datę i wersję tej zgody. Prowadzący może zwrócić się do nas o usunięcie transkrypcji ze swoim udziałem.

[Do potwierdzenia przed publikacją: warunki Cloudflare Workers AI dotyczące przechowywania dźwięku i tekstu oraz to, czy Cloudflare wykorzystuje dane klientów do trenowania modeli.]

4. Cele i podstawy prawne

• Świadczenie usługi (konto, transkrypcja, podsumowania, terminy): art. 6 ust. 1 lit. b RODO, wykonanie umowy.
• Bezpieczeństwo, ograniczanie nadużyć i limity planu (liczniki IP, logi): art. 6 ust. 1 lit. f RODO, prawnie uzasadniony interes administratora.
• Grupy roku i kalendarz grupy (widoczność członków, wydarzenia, głosy): art. 6 ust. 1 lit. b RODO, wykonanie umowy, w zakresie, w jakim sam tworzysz grupę lub do niej dołączasz.
• Zapis zgody na nagrywanie (data, wersja): art. 6 ust. 1 lit. f RODO, wykazanie, że użytkownik złożył oświadczenie.
• Obowiązki prawne (np. księgowe, gdy pojawią się płatności): art. 6 ust. 1 lit. c RODO. [Do uzupełnienia, gdy zostaną uruchomione płatności.]

5. Komu powierzamy dane (podmioty przetwarzające)

Korzystamy z następujących dostawców. Każdy z nich przetwarza dane w naszym imieniu na podstawie umowy powierzenia lub standardowych warunków dostawcy [do potwierdzenia dla każdego].

• Cloudflare, Inc.: hosting aplikacji, baza danych (D1), sesje na żywo (Workers, Durable Objects), sieć. Wszystkie dane konta i treści są w bazie Cloudflare.
• Cloudflare (Workers AI): transkrypcja mowy na tekst na żywo, model Whisper. Dostaje fragmenty dźwięku z Twojej przeglądarki przez nasz serwer. Cloudflare jest także dostawcą naszego hostingu i bazy danych.
• OpenAI: analiza tekstu transkrypcji i tekstu wgranych materiałów (wykrywanie terminów, podsumowania, notatki, fiszki, quizy, testy). Dostaje tekst, nie dźwięk ani oryginalny plik. [Do potwierdzenia: warunki API OpenAI dotyczące niewykorzystywania danych do trenowania modeli i okresu przechowywania do 30 dni w celu nadzoru nad nadużyciami.]
• Resend: wysyłka e-maili z kodem logowania (dostaje Twój adres e-mail i treść wiadomości).
• Google: opcjonalne logowanie kontem Google (otrzymujemy adres e-mail, imię i zdjęcie).

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dźwięk wykładu i jego transkrypcja (w tym głos prowadzącego) są przetwarzane poza EOG: dźwięk przez Cloudflare Workers AI (sieć globalna), tekst transkrypcji przez OpenAI w USA. Cloudflare, OpenAI, Resend i Google mogą przetwarzać dane w USA. Nasza baza danych (Cloudflare D1) jest utworzona w jurysdykcji UE, ale sieć Cloudflare przetwarza ruch globalnie.

Podstawa transferu: [do sprawdzenia w umowie powierzenia (DPA) Cloudflare i wpisania: decyzja Komisji o odpowiednim stopniu ochrony dla podmiotu objętego EU-US Data Privacy Framework albo standardowe klauzule umowne (art. 46 RODO) wraz z oceną skutków transferu]. To samo do sprawdzenia dla OpenAI, Resend i Google.

Planujemy przejście na region UE u dostawcy transkrypcji przed publicznym startem; po zmianie ten punkt zostanie zaktualizowany.

7. Jak długo przechowujemy dane

• Treści (kursy, transkrypcje, podsumowania, notatki, fiszki, terminy): do czasu, aż je usuniesz lub usuniesz konto. Usunięcie kursu usuwa jego wykłady i terminy. Usunięcie konta usuwa wszystkie Twoje treści z bazy od razu. Kopie zapasowe bazy (Cloudflare D1 Time Travel) są przechowywane do 30 dni, po czym usunięte dane znikają także z nich. [Do potwierdzenia przed publikacją: okres kopii zapasowych na wybranym planie Cloudflare.]
• Tekst wgranego materiału: jak transkrypcja, czyli do czasu usunięcia wykładu utworzonego z materiału lub konta. Oryginalnego pliku nie przechowujemy.
• Wyniki quizów i testów, postęp w fiszkach, dziennik aktywności, monety, przedmioty, zamrożenia serii i data okresu próbnego: do usunięcia konta. Usunięcie wykładu usuwa jego fiszki, quizy i testy.
• Powiadomienia w aplikacji: 30 dni, potem są usuwane automatycznie (wcześniej możesz usunąć je sam).
• Grupy roku: członkostwo i Twoje głosy są usuwane razem z kontem. Po wyjściu z grupy Twoje głosy przestają się liczyć. Wydarzenia, które dodałeś i które grupa potwierdziła, zostają w grupie bez Twojego imienia po usunięciu konta, a niepotwierdzone są usuwane. Grupa, w której zostałeś sam, jest usuwana razem z jej wydarzeniami. Jeśli byłeś jedynym prowadzącym, rolę przejmuje najdłużej należący członek.
• Znajomi: po usunięciu konta usuwamy Twój kod, zaproszenia, znajomości, blokady i dopingi w obu kierunkach, a Twoje imię znika z list i powiadomień Twoich znajomych. Zakończenie znajomości lub zablokowanie osoby usuwa połączenie od razu. Zaproszenia (także odrzucone i wycofane) oraz wysłane dopingi zostają w bazie do usunięcia konta, ponieważ służą do pilnowania limitów (7 dni po odrzuceniu zaproszenia, 20 zaproszeń i 10 dopingów na dobę).
• Sesje logowania: do 30 dni od zalogowania lub do wylogowania; wygasłe sesje są usuwane co noc.
• Kody logowania: ważne 5 minut; wygasłe kody są usuwane co noc.
• Liczniki ograniczeń (adres IP): do 24 godzin, usuwane automatycznie co noc.
• Logi Cloudflare: [okres do ustalenia zgodnie z ustawieniami konta].
• Zgoda na nagrywanie: tak długo, jak istnieje konto.

8. Twoje prawa

Masz prawo do dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Usuwanie konta i dane: w Ustawieniach możesz sam pobrać swoje dane jako plik JSON (konto, kursy, wykłady z transkrypcjami i tekstem materiałów, podsumowania, notatki, fiszki, quizy, testy, wyniki, postępy, dziennik aktywności, monety i przedmioty, terminy, zużycie oraz Twoje członkostwa, wydarzenia i głosy w grupach, a także znajomych, wysłane zaproszenia i blokady, bez cudzych adresów e-mail) oraz usunąć konto razem ze wszystkimi treściami (po wpisaniu swojego adresu e-mail; nie da się tego zrobić w trakcie nagrywania ani generowania podsumowania). Usunięcie jest natychmiastowe i nieodwracalne.

9. Pliki cookie

Używamy wyłącznie plików cookie niezbędnych do działania: sesji logowania (remembly.session_token) oraz wybranego języka (remembly-locale). Nie używamy cookie reklamowych ani analitycznych. [Potwierdzić przed publikacją, jeśli dodamy analitykę.]

10. Automatyczne przetwarzanie i AI

Terminy, podsumowania, notatki, fiszki, quizy i testy są tworzone przez model językowy i mogą zawierać błędy. Wykryty termin zawsze możesz sprawdzić w transkrypcji i poprawić. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie na podstawie automatycznego przetwarzania.

11. Dzieci i młodzież

Usługa jest przeznaczona dla studentów. [Do ustalenia: minimalny wiek i zgoda opiekuna dla osób poniżej 16 lat.]

12. Zmiany polityki

O istotnych zmianach poinformujemy w aplikacji lub e-mailem. Aktualna wersja jest zawsze pod tym adresem.